Soggetti obbligati al deposito
I seguenti soggetti sono obbligati al deposito annuale del bilancio di esercizio presso il Registro Imprese:
•Società a responsabilità limitata
•Società per azioni
•Società in accomandita per azioni
•Società cooperativa
•Società estere con sede in Italia
•Geie
•Consorzi con qualifica di confidi
•I consorzi che non hanno la qualifica di confidi sono tenuti a depositare unicamente la situazione patrimoniale.
I seguenti soggetti sono obbligati al deposito annuale del bilancio consolidato presso il Registro Imprese:
•Società a responsabilità limitata
•Società per azioni
•Società in accomandita per azioni
•Società cooperativa
•Società di persone
Modalità di deposito dei bilanci
Secondo quanto previsto dall’art. 31 della L. 340/2000 e successive modifiche, i bilanci devono essere depositati esclusivamente in formato digitale e per via telematica o su supporto informatico.
In entrambi i casi occorre utilizzare il software Fedraplus (o programmi compatibili), compilando il modello B ed intercalare S (nei casi dovuti).
La versione aggiornata della modulistica informatica da utilizzare per questo adempimento è disponibile sul sito www.registroimprese.it – sezione Comunicazione Unica – Sportello Pratiche (Telemaco) o sul sito http://webtelemaco.infocamere.it .
Per la predisposizione e l’invio delle pratiche telematiche è disponibile il Manuale Operativo per il Deposito Bilanci al Registro delle Imprese predisposto dall’Unione delle Camere di Commercio.
Per ulteriori informazioni sui soggetti legittimati alla presentazione della pratica consultare le “Istruzioni per l’iscrizione e il deposito degli atti al Registro delle Imprese”.
Esclusivamente per la documentazione amministrativa da allegare al deposito (es. verbali di approvazione e relazioni dell'organo amministrativo, dell'organo di controllo e del soggetto incaricato del controllo contabile) è possibile ancora fare riferimento alla Guida Bilanci 2008 .
Formato elettronico XBRL
Il D.P.C.M. del 10/12/2008 ha previsto che i bilanci di esercizio e consolidati devono essere predisposti nel formato elettronico elaborabile XBRL.
Le informazioni sulla predisposizione dei documenti elettronici in formato PDF/A e in formato XBRL sono disponibili sul sito www.registroimprese.it – sezione Comunicazione Unica – Sportello Pratiche (Telemaco) o sul sito http://webtelemaco.infocamere.it . Sullo stesso sito web nella sezione Bilanci - XBRL - Strumenti è disponibile l'applicativo TEBE - Servizio on-line per la validazione di un'istanza XBRL.
Il Ministero dello Sviluppo Economico con il Comunicato, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 48 del 27/02/2009, ha chiarito che l’obbligo di adottare le modalità di presentazione nel predetto formato elaborabile si applica a partire dai bilanci e dai relativi allegati riferiti all’esercizio in corso al 31 marzo 2008 per le sole imprese che chiudano l’esercizio successivamente alla data del 16/02/2009.
L'Osservatorio Unioncamere – Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ha emanato la Circolare sui bilanci XBRL in merito alle linee guida per il Deposito del bilancio d'esercizio e consolidato al Registro delle Imprese nel formato XBRL.
La domanda di deposito del bilancio va predisposta nel modo seguente:
a) il prospetto contabile, costituito da stato patrimoniale e conto economico, codificato esclusivamente in formato XBRL sulla base della vigente tassonomia;
b) la nota integrativa, che non potendo essere ancora resa nel nuovo formato elettronico elaborabile, sarà invece prodotta in formato PDF/A;
c) tutti gli altri documenti che accompagnano il bilancio, ad esempio la relazione sulla gestione, la relazione del collegio sindacale, il giudizio del revisore contabile ed il verbale di approvazione dell’assemblea, saranno allegati alla pratica in formato PDF/A.
Il file XBRL non può mai essere omesso, tranne nei casi di esonero espressamente previsti dalla normativa.
Il prospetto contabile in formato PDF/A deve essere aggiunto alla pratica di deposito solo nel caso in cui la vigente tassonomia non sia sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e verità di cui all’art. 2423 c.c., per la formazione del progetto di bilancio da sottoporre all’approvazione assembleare.
Tutti i file devono essere firmati digitalmente.
La dichiarazione di conformità del prospetto contabile in formato XBRL al documento conservato dalla società va predisposta come segue:
a) qualora l’assemblea approvi il bilancio con prospetto contabile che costituisce la rappresentazione a stampa del file informatico XBRL colui che provvede al deposito del bilancio d’esercizio al registro delle imprese inserisce in calce alla nota integrativa in formato PDF/A, la seguente la dicitura: “il documento informatico in formato XBRL contenente lo stato patrimoniale e il conto economico è conforme ai corrispondenti documenti originali depositati presso la società”.
b) qualora il file informatico XBRL differisca dal documento cartaceo approvato dall’assemblea, colui che provvede al deposito del bilancio d’esercizio al registro delle imprese inserisce, in calce alla nota integrativa in formato PDF/A, la seguente dichiarazione: “lo stato patrimoniale e il conto economico sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL, in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all’art. 2423 c.c.”
c) nel caso in cui il prospetto contabile in formato XBRL firmato digitalmente rappresenti il file informatico originale conservato dalla società, non sarà necessaria una dichiarazione di conformità. In tal caso il documento sarà sottoscritto digitalmente dal legale rappresentante della società.
In calce alla Nota integrativa dovrà, altresì, essere riportata la dichiarazione di veridicità del Bilancio e la sua rispondenza alle risultanze delle scritture contabili.
La dichiarazione di conformità agli originali depositati presso la società degli altri documenti soggetti al deposito, ove necessaria, va riportata in calce ai singoli documenti in formato PDF/A.
Soggetti esenti:
In fase di prima applicazione, ai sensi dell’art. 3 comma 2 del D.P.C.M. del 10/12/2008, l’obbligo di deposito del bilancio di esercizio e consolidato nel formato elettronico elaborabile XBRL non scatta per le società di capitali quotate in mercati regolamentati, per le società anche non quotate che redigono i bilanci di esercizio o consolidato in conformità ai principi contabili internazionali IAS/IFRS, per le società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione di cui all’art. 1 del D.Lgs.209/2005 e per le altre tenute a redigere i bilanci secondo il D.Lgs. 87/1992 e per le società controllate e le società incluse nel bilancio consolidato redatto dalle precedenti società.
Per i soggetti che redigono i bilanci in base ai principi contabili internazionali IAS/IFRS, si ravvisa la necessità ai fini dell’esonero dall’adempimento pubblicitario del bilancio in formato XBRL, che gli amministratori evidenzino nella nota integrativa la dichiarazione in modo esplicito e senza riserve, ai sensi del principio contabile internazionale IAS 1, “la piena conformità a tutti i principi contabili internazionali in vigore al momento di formazione del bilancio d’esercizio”.
Bilanci con chiusura sino al 16/02/2009
Le società che chiudono l’esercizio entro il 16 febbraio 2009 devono depositare al Registro delle Imprese i bilanci nel modo seguente:
1.Tutti i file che compongono la pratica devono essere predisposti in formato PDF/A (stato patrimoniale e conto economico, nota integrativa, eventuali relazioni, verbale di approvazione)
2.Resta facoltativa la possibilità di allegare alla pratica un file aggiuntivo in formato elettronico elaborabile XBRL.
Per ulteriori informazioni consultare la Circolare n. 7363 del 12/05/2009 dell'Unione delle Camere di Commercio.
I Consorzi
L'Unione delle Camere di Commercio ha indicato con la Circolare n. 18751 del 23/12/2009 che l'obbligo di adottare le modalità di presentazione nel formato elettronico elaborabile (XBRL) si applica anche ai consorzi con attività esterna. Pertanto, i consorzi con attività esterna, che chiudono l'esercizio dopo il 16 febbraio 2009, sono tenuti a depositare nel Registro delle Imprese la situazione patrimoniale utilizzando il formato elettronico elaborabile (XBRL).
Elenco Soci
Sono individuate le due seguenti fattispecie:
A) S.p.a. – S.a.p.a. – Società consortili per azioni
Le s.p.a., le s.a.p.a., le società consortili per azioni e i consorzi con qualifica di confidi sono tenuti al deposito dell’elenco soci unitamente al bilancio d’esercizio. L’elenco dei soci deve riferirsi alla data di approvazione del bilancio d’esercizio e non deve essere compilato se non sono intervenute variazioni rispetto all’esercizio precedente.
Nell’elenco dei soci deve essere indicato il numero delle azioni possedute dai soci nonché dai soggetti diversi dai soci che sono titolari di diritti o beneficiari di vincoli sulle azioni medesime. L’elenco deve essere corredato dall’indicazione analitica delle annotazioni effettuate nel libro dei soci a partire dalla data di approvazione del bilancio dell’esercizio precedente.
Le società quotate non sono tenute al deposito dell’elenco dei soci.
B) S.r.l. – Società consortili a responsabilità limitata
Con l’entrata in vigore dell’art. 16 del decreto legge 185/2009 convertito con la legge 2/2009 e la conseguente modifica dell’art. 2478 bis del codice civile, le società a responsabilità limitata e le società consortili a responsabilità limitata, a decorrere dal 30/03/2009, non devono più provvedere al deposito annuale dell’elenco dei soci e degli altri titolari di diritti sulle partecipazioni sociali.
Termini
I bilanci di esercizio e gli elenchi soci devono essere presentati al Registro delle Imprese entro 30 giorni dalla data del verbale di approvazione (art. 2435 C.C.).
Per la presentazione delle situazioni patrimoniali dei consorzi (senza la qualifica di “confidi”) il termine è di 2 mesi dalla chiusura dell’esercizio (art. 2615 bis C.C.).
Se i termini scadono di sabato o in giorni festivi, sono di diritto prorogati al primo giorno lavorativo successivo.
L’omessa presentazione del bilancio e dell’elenco soci nei termini è punita con sanzione amministrativa pecuniaria (art. 2630 C.C.).
Società cooperative
Le società cooperative già iscritte all’albo, che depositano annualmente i propri bilanci al Registro delle Imprese, sono tenute ad allegare alla domanda di deposito del bilancio il C17- Modulo Albo Cooperative informatico firmato digitalmente (codice documento C17-modulo albo cooperative).
Con tale modulo gli amministratori e i liquidatori delle società cooperative a mutualità prevalente iscritte all’Albo delle società cooperative dichiarano al permanenza delle condizioni di mutualità prevalente della società cooperativa, evidenziando i dati richiesti ai sensi degli artt, 2513 e 2425 cc estratti dal bilancio e dalla nota integrativa.
Il modulo C17 deve essere necessariamente redatto in modalità informatica senza procedere all’acquisizione da scanner perché in tal caso si impedisce la trasmissione dei dati al Ministero dello Sviluppo Economico. E’ possibile scaricare il modulo C17 nella versione informatica più aggiornata e il manuale per la compilazione dal sito www.registroimprese.it – sezione Comunicazione Unica – Sportello Pratiche (Telemaco) o dal sito http://webtelemaco.infocamere.it .
Nel modulo C17 occorre indicare il numero di iscrizione all’Albo delle società cooperative, Qualora la società cooperativa abbia presentato la domanda di iscrizione all’Albo e ad essa non sia stato ancora assegnato il numero di iscrizione da parte del Ministero dello Sviluppo Economico è possibile utilizzare il numero convenzionale A00000.
Il Ministero dello Sviluppo Economico ha precisato con la circolare esplicativa del 4 agosto 2005 (prot. N. 1578774) che tutte le società cooperative iscritte all’Albo, ivi comprese quelle a mutualità prevalente di diritto, devono trasmettere il modulo C17 in allegato al bilancio d’esercizio depositato al Registro delle Imprese.
Sono considerate cooperative a mutualità prevalente di diritto le seguenti tipologie di società cooperative:
• cooperative sociali (art. 111-septies disp. att. cc)
• cooperative agricole in cui la quantità o il valore dei prodotti conferiti dai soci supera il cinquanta per cento della quantità o del valore totale dei prodotti (art. 111-septies disp. att. cc e art. 2512 cc)
• banche di credito cooperativo che rispettino le norme delle leggi speciali (art. 223-terdecies comma 1 disp. att. cc)
Le cooperative a mutualità prevalente di diritto, nella compilazione del modulo C17, possono limitarsi ad indicare solo il numero di iscrizione all’Albo dopo aver inserito i dati anagrafici.
Il Ministero dello Sviluppo Economico ha inoltre precisato, con la nota n. 14276 del 18 maggio 2006, che in occasione del deposito del Bilancio 2005 le banche di credito cooperativo sono esonerate dall’utilizzo del C17 – Modulo Albo Cooperative.
Casi particolari
Le società in liquidazione:
Il bilancio iniziale di liquidazione non è soggetto a deposito nel Registro delle Imprese. I bilanci di esercizio durante la liquidazione sono soggetti a deposito nel Registro delle Imprese ai sensi degli artt. 2435 e 2490 C.C.. Qualora per oltre tre anni consecutivi non venga depositato il bilancio di esercizio la società è cancellata d’ufficio dal Registro delle
Imprese con gli effetti previsti dall’art. 2495 C.C..:
Il bilancio finale di liquidazione con i relativi allegati è soggetto a deposito nel Registro delle Imprese ai sensi dell’art. 2492 C.C.. Il deposito va effettuato con il modello S3 (vedi “Istruzioni per l’iscrizione e il deposito degli atti al R.I.” ).
Le società trasformate:
Le società di capitali trasformate in società di persone che hanno iscritto nel Registro delle Imprese l’atto di trasformazione prima dell’approvazione del bilancio di esercizio non sono tenute a depositare lo stesso poiché manca l’organo necessario per l’approvazione del bilancio. Le società di persone trasformate in società di capitali che hanno iscritto nel Registro delle Imprese l’atto di trasformazione devono effettuare il deposito del bilancio d’esercizio a seconda della data di chiusura del primo d’esercizio prevista nell’atto di trasformazione.
Le società cessate per fusione o scissione totale:
Le società cessate per fusione o scissione totale prima dell’approvazione del bilancio di esercizio non sono tenute a depositare lo stesso in quanto manca l’organo necessario per l’approvazione del bilancio.
Le società trasferite:
Le società che hanno trasferito la sede legale in altra provincia depositano il bilancio di esercizio presso l’Ufficio del Registro Imprese dove sono iscritte al momento del deposito.
I bilanci non approvati e intermedi:
Il bilancio d’esercizio non approvato dall’assemblea dei soci o dal consiglio di sorveglianza e ilbilancio che abbia come riferimento un periodo inferiore all’esercizio sociale non sono soggetti a deposito sulla base del principio di tipicità degli atti da iscrivere o depositare nel Registro delle Imprese.
Deposito a rettifica del bilancio
Il nuovo deposito deve essere effettuato con la presentazione di una nuova pratica completa che sia composta dal modello B con allegata tutta la documentazione prevista.
E’ necessario indicare nel modulo note la seguente dicitura: “A rettifica del precedente deposito effettuato in data ....con il prot. n. ......”.
Deposito a rettifica dell’elenco soci
Il nuovo deposito deve essere effettuato con una nuova pratica che sia composta dai modelli B e Int. S. E’ necessario indicare nel modulo note la seguente dicitura: “A rettifica del precedente deposito effettuato in data ............. con il prot. n. ..............”.
Costi
Diritti di segreteria
Per il deposito del bilancio consolidato si applicano gli stessi diritti di segreteria dovuti per il deposito del bilancio d’esercizio.
Modalità Telematica
Bilancio di esercizio ed elenco soci - Euro 62,70
Bilancio di esercizio delle cooperative sociali - Euro 32,70
Su supporto digitale
Bilancio di esercizio ed elenco soci - Euro 92,70
Bilancio di esercizio delle cooperative sociali - Euro 47,70
Per il deposito del solo elenco soci - Euro 92,70
Per il deposito a rettifica del bilancio d’esercizio - Euro 50,00
Per il deposito a rettifica dell’elenco soci - Euro 50,00
Imposta di bollo:
Per le società di capitali: Euro 65,00
Per le società di persone: Euro 59,00
Per gli atti esclusi dall’imposta di bollo, l’esenzione va indicata negli appositi riquadri previsti nella distinta di presentazione.
Le cooperative sociali sono esenti dal pagamento dell’imposta di bollo ai sensi dell’art. 27-bis della Tabella (Allegato B) del D.P.R. 642/1972.
Le cooperative edilizie sono tenute al pagamento dell’imposta di bollo come precisato dall’Agenzia delle Entrate – Direzione Regionale dell’Emilia Romagna con parere del 20 gennaio 2006 (Prot. n. 909-2854/2006).
Ai sensi del D.M. 22/02/2007, l’imposta di bollo dovuta per gli atti propri delle società e degli enti diversi dalle società, non ricompresi nel comma 1-bis della tariffa parte prima allegata al D.P.R. 642/1972, che siano rogati, ricevuti o autenticati da notai o da altri pubblici ufficiali e che siano sottoposti a registrazione con le procedure telematiche (M.U.I. – Modello Unico Informatico) previste dal Provvedimento Interdirigenziale del 06/12/2006, è comprensiva delll’imposta di bollo dovuta per la copia dell’atto e la domanda da presentare all’Ufficio del Registro delle Imprese. Pertanto, le domande di iscrizione o di deposito degli atti sopra citati sono presentate dai notai all’Ufficio del Registro delle Imprese con la dichiarazione sulla distinta di presentazione relativa all’assolvimento virtuale all’origine dell’imposta di bollo con l’indicazione dei seguenti estremi di autorizzazione: “Assolto ai sensi del decreto 22 febbraio 2007 mediante M.U.I.”
